(Texto consolidado com as alterações promovidas pela Portaria nº 182 de 2022)*

Dispõe sobre o Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos e demais instrumentos e processos de Gestão Documental aplicáveis no âmbito da Justiça Eleitoral de Mato Grosso.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE MATO GROSSO, no exercício das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 19, XI, do Regimento Interno (Resolução nº 1.152, de 7 de agosto de 2012);

CONSIDERANDO o disposto no parágrafo único do art. 3º da Resolução TRE-MT nº 2632, de 24 de agosto de 2021, que institui a Política de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Mato Grosso;

CONSIDERANDO a necessidade de implantar os instrumentos e disciplinar os processos de Gestão Documental deste Tribunal;

CONSIDERANDO que o Conselho Nacional de Justiça ainda não aprovou a versão final do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração do Poder Judiciário - PCTTDA;

CONSIDERANDO a tramitação do Sistema Eletrônico de Informação - SEI nº 3745/2021-6,

RESOLVE

Objeto

Art. 1º  Dispor sobre o Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos (PCTD) e os demais instrumentos e processos de Gestão Documental aplicáveis no âmbito da Justiça Eleitoral de Mato Grosso.

Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos (PCTD)

Art. 2º  O PCTD, constante do Anexo I, é o instrumento utilizado para relacionar os documentos de acordo com as funções e atividades que os geraram, por meio de códigos classificatórios, com o objetivo de agilizar a recuperação e o acesso às informações e determinar os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, sistematizando os arquivos em correntes, intermediários e permanentes.

Art. 3º  As unidades administrativas e judiciais do Tribunal e os Cartórios Eleitorais devem aplicar o PCTD como instrumento de gestão documental nos arquivos correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º  Os documentos devem ser classificados na unidade de origem. 

§ 2º  Os documentos digitais produzidos ou mantidos em sistemas informatizados internos devem ser classificados na origem, incluindo-se, como metadados, no mínimo:

I - o tipo documental;

II - o código de classificação;

III - o assunto;

IV - a data; e

V - o número do documento, quando for o caso.

§ 3º  No caso de processos ou dossiês, os documentos que os integram assumirão o código de classificação e o assunto do conjunto documental, podendo receber classificação distinta quando necessário.

§ 4º  As unidades administrativas e judiciais do Tribunal e os Cartórios Eleitorais devem seguir o PCTD como norma para a transferência de documentos dos arquivos correntes aos intermediários, para o recolhimento ao arquivo permanente, ou para o descarte.

§ 5º  Os prazos de guarda previstos no PCTD são contados a partir do ano seguinte ao do arquivamento, salvo expressa previsão em contrário.

§ 6º  Para determinar a data do arquivamento de que trata o § 5º, deve-se considerar a data do documento, quando avulso, ou da última peça processual, no caso de processos ou dossiês.

§ 7º  Os códigos de classificação que não contém temporalidade atrelada, chamados de códigos agrupadores, não podem ser utilizados para classificação de documentos e processos.

Anotação de baixa definitiva de autos

Art. 4º  Antes de proceder a remessa dos processos para o arquivo intermediário ou para guarda permanente, deve ser preenchida e juntada aos respectivos autos, a Lista de Verificação para Baixa Definitiva dos Autos, seguindo o modelo constante do Anexo III, pelo Cartório Eleitoral, para os que tramitam no âmbito do juízo eleitoral de 1º instância, ou pela Secretaria Judiciária, para os que tramitam no âmbito do Tribunal.

Descarte de documentos

Art. 5º  A Listagem de Eliminação de Documentos deve ser elaborada pelas unidades administrativas do Tribunal ou pelos Cartórios Eleitorais responsáveis pela gestão dos respectivos documentos, seguindo o modelo constante do Anexo IV, observados os prazos mínimos de guarda da Tabela de Temporalidade de Documentos.

§ 1º  A listagem de que trata o caput será elaborada pela unidade que gerencia o arquivo central, para os documentos que estejam sob a sua custódia.

§ 2º  No caso de documentos eletrônicos geridos por sistemas informatizados, a Secretaria de Tecnologia da Informação deve prover os recursos para geração automatizada da listagem de que trata o caput, com base nos instrumentos de gestão documental e nos metadados registrados nos sistemas.

§ 3º  Os códigos de identificação dos processos, dossiês ou documentos avulsos registrados nos respectivos sistemas informatizados de tramitação de documentos devem constar da Listagem de Eliminação de Documentos.

§ 4º  As listas de eliminação de documentos devem ser submetidas à CPAD entre os meses de junho a agosto dos anos em que não houver eleições.

Art. 6º  As unidades responsáveis pela elaboração da listagem de que trata do art. 5º devem proceder a autuação de processo administrativo eletrônico de eliminação de documentos, a ser encaminhado para avaliação e aprovação da CPAD.

§ 1º  A Listagem de Eliminação de Documentos será restituída à unidade de origem para os ajustes necessários quando forem verificadas incorreções ou incompatibilidades com os instrumentos e processos de Gestão Documental. 

§ 2º  A CPAD poderá solicitar cópia e/ou amostras dos documentos para avaliação dos valores secundários.

Art. 7º  A amostra estatística representativa deve ser extraída pelas unidades responsáveis pela elaboração da listagem de eliminação de documentos, considerando o tamanho da amostra e estratos calculados pela CPAD na forma prevista no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.

Parágrafo único.  A CPAD pode aplicar o Plano para Amostra Estatística Representativa de forma conjunta para os acervos de documentos a serem eliminados no exercício, oriundos do Tribunal e dos Cartórios Eleitorais, os quais devem ser divididos por estratos.

Art. 8º  A Listagem de Eliminação de Documentos, após aprovada, deverá ser amplamente divulgada, nos termos do art. 28, da Resolução TRE-MT nº 2632, de 24 de agosto de 2021.

§ 1º  O Edital de Ciência de Eliminação deverá ser elaborado pela CPAD conforme modelo constante do Anexo V e publicado no Diário da Justiça Eletrônico - DJE do Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso.

§ 2º  A íntegra da Listagem de Eliminação de Documentos deverá ser publicada no sítio do Tribunal na internet, pela CPAD, preferencialmente com destaque na página inicial.

Art. 9º  Eventual solicitação de alienação de documento, objeto da listagem de que trata o art. 5º, deverá ser requerida pela parte interessada, por meio do preenchimento de formulário, cujo modelo consta no Anexo VI, observado o prazo determinado no art. 10.

§ 1º  O pedido será decidido pela CPAD.

§ 2º Sendo deferido o pedido, será procedida a entrega dos documentos, mediante recibo, à parte interessada.

§ 3º  O indeferimento do pedido será comunicado à parte interessada pela CPAD.

Art. 10.  Após o decurso do prazo editalício de 45 (quarenta e cinco) dias, poderá ser realizada a descaracterização dos documentos a serem eliminados, caso não haja manifestação de oposição.

Art. 11.  O procedimento de eliminação de documentos no âmbito da Justiça Eleitoral de Mato Grosso deve ocorrer sob a orientação da CPAD, devendo ser operacionalizado:

I - pela unidade que gerencia o arquivo central, quando se tratar de documentos físicos oriundos das unidades administrativas do Tribunal;

II - pelos Cartórios Eleitorais quando se tratar de seus respectivos documentos físicos; e

III - pela Secretaria de Tecnologia da Informação, quando se tratar de documentos eletrônicos.

§ 1º Por ocasião da eliminação, deverá ser lavrado Termo de Eliminação, conforme modelo constante do Anexo VII, pelo servidor designado ou pela servidora designada a acompanhar a descaracterização dos documentos.

§ 2º O registro dos documentos e processos que tramitaram em sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, deve ser atualizado com a informação da respectiva eliminação, tão logo ela tenha sido efetivada.

Art. 12.  Concluído o procedimento de eliminação de documentos, os autos serão encaminhados à CPAD para ciência e, após, à unidade de origem, para arquivamento.

Instrumentos de Gestão Documental

Art. 14.  Integram esta Portaria os seguintes instrumentos de gestão documental:

Anexo I - Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos - PCTD;

Anexo I - Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos - PCTD  (Anexo I com redação dada pela Portaria nº 182, 5/5/2022)

Anexo II - Estrutura do Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos;

Anexo II - Estrutura do Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos  (Anexo II com redação dada pela Portaria nº 182, 5/5/2022)

Anexo III - Modelo de Lista de Verificação para Baixa Definitiva dos Autos;

Anexo IV - Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos;

Anexo V - Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;

Anexo VI - Modelo de Solicitação de Alienação de Documentos; e

Anexo VII - Modelo de Termo de Eliminação de Documentos.

Unidades responsáveis pela gestão dos documentos

Art. 15.  As unidades administrativas são responsáveis pela gestão dos documentos e processos afins à sua área de atuação, cabendo à Diretoria-Geral definir a unidade responsável em casos de conflito.

Casos omissos

Art. 16.  Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral, após manifestação da CPAD.

Disposições transitórias

Art. 17.  A eliminação de documentos no âmbito da Justiça Eleitoral de Mato Grosso somente pode se concretizar após a obtenção da recomendação de aprovação desta portaria e de seus instrumentos pelo Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral CGD-JE (art. 7º, VI; art. 9º, III; e art. 21, parágrafo único, da Resolução TSE nº 23.379, de 2012). (Revogado pela Portaria nº 182, 5/5/2022)

Vigência

Art. 18.  Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Cuiabá-MT, 30 de agosto de 2021.

Desembargador CARLOS ALBERTO ALVES DA ROCHA
Presidente do TRE-MT

Anexo I - Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos - PCTD

Anexo I - Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos - PCTD  (Anexo I com redação dada pela Portaria nº 182, 5/5/2022)

Anexo II - Estrutura do Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos

Anexo II - Estrutura do Plano de Classificação e Temporalidade de Documentos  (Anexo II com redação dada pela Portaria nº 182, 5/5/2022)

Anexo III - Modelo de Lista de Verificação para Baixa Definitiva dos Autos

Anexo IV - Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos

Anexo V - Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

Anexo VI - Modelo de Solicitação de Alienação de Documentos

Anexo VII - Modelo de Termo de Eliminação de Documentos

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* Este texto não substitui o publicado em 31/8/2021 no Diário da Justiça Eletrônico do TRE-MT nº 3.493, p. 10-13.

Portaria nº 351 de 30/8/2021, publicada em 31/8/2021 no Diário da Justiça Eletrônico do TRE-MT nº 3.493, p. 10-13.

Normas alteradoras:

Portaria nº 182 de 5/5/2022, publicada em 10/5/2022 no Diário da Justiça Eletrônico do TRE-MT nº 3.644, p. 2.